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名称 海洋档案数字资源体系建设实践研究
发布机构 科技外事处 索引号 2189234/2020-00075
主题分类 科技发展 文号
发布日期 2020-12-09 主题词

海洋档案数字资源体系建设实践研究

发布日期:2020-12-09 09:59 信息来源:科技外事处 访问量:? 字体 :[ 大 ][ 中 ][ 小 ]

海洋档案数字资源体系建设实践研究

1海洋档案数字资源的含义和特点

海洋档案数字资源是指以数字形式存在于档案馆(室)中的各种海洋信息资源的集合。目前,海洋档案数字资源主要来源于海洋档案馆馆藏纸质档案数字化、电子档案移交、馆内日常电子文件归档、电子声像档案及素材、网络资源采集及口述历史信息采集等。

2016年起陆续发布的《国家信息化发展战略纲要》和《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确了当前档案资源来源趋于多样化、数字信息资源转型、价值更富多元等明显特征的同时,进一步强调了数字信息资源管理、建设和规划的重要性。上述政策的颁布佐证了档案数字资源体系建设的重要作用,也对档案数字资源体系建设提出了新需求。

随着信息技术的飞速发展,电子文件管理模式普遍推广,以及海洋数字档案馆建设的积极推进,海洋档案数字资源规模日益增长。与传统纸质档案相比,海洋档案数字资源具有受空间和时间限制小、易于检索、网络共享便捷等优势,且具有类型丰富、格式多样、结构复杂等特点,对管理的技术要求相对更高。此外,档案数字资源更易被修改,档案的原始性和真实性保障面临挑战。

2海洋档案数字资源体系建设的必要性

海洋档案数字资源体系建设是海洋数字档案馆建设的核心和基础,可为数字档案馆建设提供资源保障。“数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。”海洋数字档案馆建设离不开专业且丰富的档案数字资源,否则,海洋数字档案馆就是个空架子,建设目标将难以实现。因此,海洋档案数字资源建设是数字档案馆建设的基础工程,关系到其建设成败。

2.1有利于促进海洋信息化工作的推进

2020年新修订的《中华人民共和国档案法》增设了“档案信息化建设”一章并明确“档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。”国家信息中心马忠玉副主任在2019年政府信息化大会上指出:数字资源是数字中国的前提和基础,未来我国政务信息化建设必须以数字资源要素为核心。紧紧抓住数字资源这个基础和核心,才能促进档案信息化和档案工作信息化的深入发展。海洋档案数字资源体系的建设水平则直接关系到档案信息的利用和开发,直接决定了档案信息化的内在质量。从另一个层面来看,海洋领域的信息化不是简单几个单位或者部门的信息化,而应是海洋甚至自然资源领域的全面信息化。而海洋档案数字资源建设有助于推动海洋档案信息化,进而将该资源基础服务于海洋领域的信息化,共同推动自然资源领域的信息化进程。

2.2有利于提升海洋档案资源开发利用的整体效能

一是海洋档案数字资源的数字化特征,颠覆了传统纸质档案的利用方式,可以把沉睡在库房的档案资源推送到用户眼前,给用户带来更为高效的利用体验。二是利用现代化的信息挖掘和多媒体编辑技术等制作档案编研和文化产品,能够充分彰显档案在海洋文化建设和海洋意识宣传中发挥的重要作用。三是海洋档案数字资源利用现代化的信息技术进行集中统一管理,建立统一的技术标准和利用平台,进行目录和全文信息检索,方便用户远程查找,充分实现海洋档案信息的共享和增值。

2.3驱动海洋档案实践和理论的创新发展

海洋档案数字资源体系建设为档案工作带来了新挑战和新机遇,拓宽了海洋档案工作领域,加速了信息网络技术在海洋档案工作中的应用,有利于海洋档案工作融入全盘信息化工作的共同进程,从而在整体工作中的地位和作用得以提升。其次,档案数字资源的存储方式、记录载体、文件格式等与传统档案有明显不同,相应的管理模式和方法也必然发生深刻的变化,新的档案管理思维也随之不同,推动档案理论研究不断创新发展。

3资源现状和建设过程

近年来,中国海洋档案馆基于其自身“国家层面海洋档案史料集中统一管理和永久保存基地,承担海洋档案收集、保管、开发利用和服务职责”的定位,结合服务需求和技术发展,分阶段推进海洋档案数字资源建设。

3.1海洋档案数字资源的组成

海洋档案数字资源主体由原生数字资源和传统载体档案数字化形成的数字资源两个部分构成。原生数字资源主要来源于两个方面:一是海洋重大专项实施过程中形成的具有查考和利用价值的电子档案;二是系统单位实施海洋管理、调查、研究、勘探等业务工作形成的具有查考和利用价值的电子档案。数字化转换形成的数字资源是将纸质、模拟声像等传统载体形式的档案通过数字转化方式转换而形成的数字资源。

3.2海洋档案数字资源建设的演进

以中国海洋档案馆为主的海洋档案部门,自20世纪初开始了海洋档案数字资源建设,主要历经起步(2002-2006年)、发展(2007-2013年)和业务化(2014年至今)3个阶段。

3.2.1起步阶段

馆藏档案数字化起步。档案数字化即利用计算机扫描、图像处理等技术将传统的纸质档案转换为能被计算机识别、存储和处理的数字档案。采取“整体设计、重点投入、分步实施、快速推进,以追求最大效益和示范效应”的工作思路,完成中国海洋档案馆馆藏5000余件、37万余页纸质档案数字化,基本实现了档案目录和数字化文件的计算机系统化管理。研制配备数字化加工流程管理软件和纸质档案到数字档案转换过程的软硬件平台,制定了档案拆分、扫描、修图、质检、还原、录入、文件上传等基础流程。

3.2.2发展阶段

原生数字资源快速增长。海洋档案数字资源转变为存量数字化和增量电子化并存,电子档案的接收和管理呈现体系化趋势。馆藏存量档案数字化也大幅度增加约350万页。原生数字资源主要来源于海洋重大项目。中国海洋档案馆在上级部门的组织下,出台管理制度和技术规范,构建纸质档案和电子文件作为整体资源同步进馆的“混合双套制”模式,建立纸质档案与电子档案的有机联系,明确命名、组织、存储等要求,从理论性和实践性两个方面实现电子文件从积累、整理、归档,到移交进馆的规范化。

3.2.3业务化阶段

海洋档案数字资源管理和共享水平显著提升。原生数字资源所占比重大幅度增长,档案数字资源实现了集成化管理,4.3万件实现了面向专属对象的目录共享服务。海洋档案数字资源体系建设突破了资源建设范畴,逐步向管理、利用和服务进行延伸和拓展。

4海洋档案数字资源管理服务技术框架

海洋档案数字资源体系建设过程中,对其管理与服务的需求一步步推进了管理规范化,形成了与之相对应的管理服务技术框架。整个技术框架既有与普遍意义上的信息或数据管理服务类似的技术实现,又有因海洋档案独有的特性而需要特殊考虑的方面。一是档案的来源原则是海洋档案数字资源的组织管理必须坚持的基本原则,来源原则是指“同一来源的文件/档案不应与其他任何来源的文件/档案相混淆”,保持文件来源信息,电子档案的著录应涉及文件形成过程中的各要素,包括形成背景、内容和结构。因此,海洋档案数字资源需通过相关技术手段维护其来源原则。二是海洋档案数字资源中涉及大量由海洋科研项目归档形成的成果类、数据类文件,在著录的基础上,还需通过技术手段满足既可根据档案要求脱离运行环境而长期保存,又可在利用过程中溯及文件形成时的技术环境。

基于上述,海洋档案数字资源管理服务技术框架分层构建,主要包括基础环境层、资源层、应用服务层和保障层。

4.1基础环境层

基础环境层包括支撑海洋档案数字资源管理服务的存储、系统运行服务所需的硬件、通用软件和网络环境,根据数字资源本身的密级和应用服务对象,分别配置3套基础环境。近年来,依托于已建立的内外网海洋云平台,海洋档案数字资源基础环境已实现按需配置、随时扩展,服务效能和安伞水平大幅提高。

4.2资源层

海洋档案数字资源从类型上涵盖普通文件类、数据类、音像类等,资源层负责3.1所述各类资源的存储管理,海洋档案数字资源的存储按照档案全宗形式分级组织,并以对应的著录信息为索引。同时,将原生数字资源质量要求前置,设计开发了海洋档案信息离线采集系统,可适应不同专项任务和不同类别档案的要求,促使原生数字资源从生成、目录建库,到报表输出等规范统一。

4.3应用服务层

应用服务层按照“专题聚合呈现数字资源”的模式,基于不同的用户对象和服务层级,构建各类应用服务系统。基于海洋专网建设海洋档案综合管理系统,涵盖了从数字资源采集、整理、档案管理、档案统计、档案开发、资源共享和利用服务、档案保管环境控制和管理、档案销毁的全生命周期内的所有业务和数据管理功能,全部档案数字资源按照全宗、载体类别汇集在海洋档案综合管理系统,实现检索目录与电子文件一一对应的集成管理。同时,基于局域网和公众网,建设了海洋档案资源共享服务系统和海洋档案信息网站,非涉密档案数字资源基于局域网面向海洋管理和研究机构提供数据检索利用等服务,公开信息通过网站和微信公众号面向公众提供服务,提升了海洋档案数字资源的共享利用水平。

4.4保障层

保障层主要是支撑海洋档案数字资源体系建设和服务的一系列标准规范和技术要求,重点支撑海洋档案数字资源体系的规范、标准和可扩展,主要包括数字资源分类体系、著录规范、资源获取和存储规则、备份和安全机制等。

5问题与对策

5.1存在的问题

海洋档案数字资源建设虽取得一些进展并发挥了服务作用,但仍存在如下问题:一是标准规范尚未形成体系化,针对整个海洋档案数字资源建设的各阶段标准仍有脱节情况存在。二是数字资源收集和积累的规模还需进一步拓展,结构还需优化。数字资源中馆藏纸质档案数字化转化形成的占比偏高,而各类信息系统自动流转生成的电子文件,海洋观测监测仪器设备、调查设备直接形成的电子数据,以及声像视频文件等占比不多,资源的自动归集能力偏弱。三是海洋档案数字资源信息安全工作复杂。档案数字资源信息具有电子信息的一切特征,海洋档案数字资源中存在涉及国家权益等敏感信息,密级标定不准确、敏感信息界定难度大等情况的资源仍有一定比例。从另一个角度来看,海洋档案数字资源信息安全贯穿生成、传递、整理、归档、保管和利用的全过程,特别是其载体的不稳定性和信息的易复制、篡改导致信息安全工作复杂。四是海洋档案数字资源类型多样,开发利用难度大。大量由科学调查、横向开发、设备研制等形成的档案,包含专业图件、海量数据、程序文件等复杂内容,如何依靠技术手段,突破传统档案管理以“著录项”为基础的信息管理模式,进而开发满足科研人员需要的产品,已成为当前面临的挑战。

5.2对策

5.2.1完善海洋数字档案资源建设标准体系和管理制度

第一,应考虑编制海洋档案数字资源体系建设中长期规划,并纳入海洋和自然资源相关规划,与海洋领域、涉海单位的信息化建设相适应。第二,建立涵盖海洋档案数字资源全生命周期的各项管理制度和安全保障体系,确保资源体系的安全。第三,海洋档案数字资源建设和管理需要依托海洋业务系统和软硬件设备等,应统筹考虑、提前设计、同步实施。第四,制定数字资源的收集、鉴定、整理、著录、保管和利用等环节的技术规范和管理要求,确保不同来源的数字资源标准统一、便于管理和应用。

5.2.2大力促进海洋档案数字资源的整合

丰富和优质的数字资源是海洋档案资源体系建设的基础和前提,一是要完善海洋档案数字资源的归档制度,制定全面的数字资源归档范围和保管期限,确保海洋档案数字资源在一定程度上集中。二是以共建共享为原则研究制定海洋档案数字资源整合方案,从目录数据共享开始,逐步实现系统内、跨系统部门、跨行业领域的资源集成,进而实现跨领域范围的资源共建与共享。三是要整合和复用各类海洋科技信息资源,以用户需求为导向,实现海洋数字资源的全面集成。

5.2.3加强海洋档案数字资源开发利用

要改变传统档案资源开发的固定性、被动性、单向性以及滞后性,实现档案服务的灵活性、适用性、多层次和多元化的开发方式。一是打造基于知识服务的数字资源平台,将海洋档案实体和信息服务转化为知识服务,提供知识密集型的、高质量的、具有参考和研究价值的产品,最大限度为科研人员提供服务。二是培养和组织一批面向服务对象、具有海洋学科专业背景、也熟悉档案数字资源结构的专业馆员,提供更为知识化和专业化的产品服务,增强馆员和服务对象的互动性,提高服务的主动性和及时性。三是结合新媒体传播途径,采用“微信”“微视频”“微电影”等受众易于接受的方式,主动拓展海洋档案数字资源的服务和宣传方式,打造不同专题的档案微产品主动推送,创新服务新途径。

5.2.4全面提升海洋档案数字资源安全

在海洋档案数字资源体系建设过程中,一是加大对海洋档案数字资源安全管理的投入,加强资源存储和备份,根据不同的分类,制定严格的离线存储和在线存储策略。采用先进的网络安全防护技术,对网络环境下运行数字资源进行监测和保护,并建立有效的应急机制,强化管理人员的安全意识。二是对涉及国家和机构秘密的数字资源,要严格划定密级并设定时间范围,进行利用限制。对于已经在馆藏资源体系内的数字资源,应分类分批进行密级鉴定,确保进入系统管理的数字资源的高效和安全利用。

摘自《海洋信息》2020年第3期

 

 

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海洋档案数字资源体系建设实践研究

科技外事处 2020-12-09

海洋档案数字资源体系建设实践研究

1海洋档案数字资源的含义和特点

海洋档案数字资源是指以数字形式存在于档案馆(室)中的各种海洋信息资源的集合。目前,海洋档案数字资源主要来源于海洋档案馆馆藏纸质档案数字化、电子档案移交、馆内日常电子文件归档、电子声像档案及素材、网络资源采集及口述历史信息采集等。

2016年起陆续发布的《国家信息化发展战略纲要》和《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》明确了当前档案资源来源趋于多样化、数字信息资源转型、价值更富多元等明显特征的同时,进一步强调了数字信息资源管理、建设和规划的重要性。上述政策的颁布佐证了档案数字资源体系建设的重要作用,也对档案数字资源体系建设提出了新需求。

随着信息技术的飞速发展,电子文件管理模式普遍推广,以及海洋数字档案馆建设的积极推进,海洋档案数字资源规模日益增长。与传统纸质档案相比,海洋档案数字资源具有受空间和时间限制小、易于检索、网络共享便捷等优势,且具有类型丰富、格式多样、结构复杂等特点,对管理的技术要求相对更高。此外,档案数字资源更易被修改,档案的原始性和真实性保障面临挑战。

2海洋档案数字资源体系建设的必要性

海洋档案数字资源体系建设是海洋数字档案馆建设的核心和基础,可为数字档案馆建设提供资源保障。“数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求,运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理,并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。”海洋数字档案馆建设离不开专业且丰富的档案数字资源,否则,海洋数字档案馆就是个空架子,建设目标将难以实现。因此,海洋档案数字资源建设是数字档案馆建设的基础工程,关系到其建设成败。

2.1有利于促进海洋信息化工作的推进

2020年新修订的《中华人民共和国档案法》增设了“档案信息化建设”一章并明确“档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用。”国家信息中心马忠玉副主任在2019年政府信息化大会上指出:数字资源是数字中国的前提和基础,未来我国政务信息化建设必须以数字资源要素为核心。紧紧抓住数字资源这个基础和核心,才能促进档案信息化和档案工作信息化的深入发展。海洋档案数字资源体系的建设水平则直接关系到档案信息的利用和开发,直接决定了档案信息化的内在质量。从另一个层面来看,海洋领域的信息化不是简单几个单位或者部门的信息化,而应是海洋甚至自然资源领域的全面信息化。而海洋档案数字资源建设有助于推动海洋档案信息化,进而将该资源基础服务于海洋领域的信息化,共同推动自然资源领域的信息化进程。

2.2有利于提升海洋档案资源开发利用的整体效能

一是海洋档案数字资源的数字化特征,颠覆了传统纸质档案的利用方式,可以把沉睡在库房的档案资源推送到用户眼前,给用户带来更为高效的利用体验。二是利用现代化的信息挖掘和多媒体编辑技术等制作档案编研和文化产品,能够充分彰显档案在海洋文化建设和海洋意识宣传中发挥的重要作用。三是海洋档案数字资源利用现代化的信息技术进行集中统一管理,建立统一的技术标准和利用平台,进行目录和全文信息检索,方便用户远程查找,充分实现海洋档案信息的共享和增值。

2.3驱动海洋档案实践和理论的创新发展

海洋档案数字资源体系建设为档案工作带来了新挑战和新机遇,拓宽了海洋档案工作领域,加速了信息网络技术在海洋档案工作中的应用,有利于海洋档案工作融入全盘信息化工作的共同进程,从而在整体工作中的地位和作用得以提升。其次,档案数字资源的存储方式、记录载体、文件格式等与传统档案有明显不同,相应的管理模式和方法也必然发生深刻的变化,新的档案管理思维也随之不同,推动档案理论研究不断创新发展。

3资源现状和建设过程

近年来,中国海洋档案馆基于其自身“国家层面海洋档案史料集中统一管理和永久保存基地,承担海洋档案收集、保管、开发利用和服务职责”的定位,结合服务需求和技术发展,分阶段推进海洋档案数字资源建设。

3.1海洋档案数字资源的组成

海洋档案数字资源主体由原生数字资源和传统载体档案数字化形成的数字资源两个部分构成。原生数字资源主要来源于两个方面:一是海洋重大专项实施过程中形成的具有查考和利用价值的电子档案;二是系统单位实施海洋管理、调查、研究、勘探等业务工作形成的具有查考和利用价值的电子档案。数字化转换形成的数字资源是将纸质、模拟声像等传统载体形式的档案通过数字转化方式转换而形成的数字资源。

3.2海洋档案数字资源建设的演进

以中国海洋档案馆为主的海洋档案部门,自20世纪初开始了海洋档案数字资源建设,主要历经起步(2002-2006年)、发展(2007-2013年)和业务化(2014年至今)3个阶段。

3.2.1起步阶段

馆藏档案数字化起步。档案数字化即利用计算机扫描、图像处理等技术将传统的纸质档案转换为能被计算机识别、存储和处理的数字档案。采取“整体设计、重点投入、分步实施、快速推进,以追求最大效益和示范效应”的工作思路,完成中国海洋档案馆馆藏5000余件、37万余页纸质档案数字化,基本实现了档案目录和数字化文件的计算机系统化管理。研制配备数字化加工流程管理软件和纸质档案到数字档案转换过程的软硬件平台,制定了档案拆分、扫描、修图、质检、还原、录入、文件上传等基础流程。

3.2.2发展阶段

原生数字资源快速增长。海洋档案数字资源转变为存量数字化和增量电子化并存,电子档案的接收和管理呈现体系化趋势。馆藏存量档案数字化也大幅度增加约350万页。原生数字资源主要来源于海洋重大项目。中国海洋档案馆在上级部门的组织下,出台管理制度和技术规范,构建纸质档案和电子文件作为整体资源同步进馆的“混合双套制”模式,建立纸质档案与电子档案的有机联系,明确命名、组织、存储等要求,从理论性和实践性两个方面实现电子文件从积累、整理、归档,到移交进馆的规范化。

3.2.3业务化阶段

海洋档案数字资源管理和共享水平显著提升。原生数字资源所占比重大幅度增长,档案数字资源实现了集成化管理,4.3万件实现了面向专属对象的目录共享服务。海洋档案数字资源体系建设突破了资源建设范畴,逐步向管理、利用和服务进行延伸和拓展。

4海洋档案数字资源管理服务技术框架

海洋档案数字资源体系建设过程中,对其管理与服务的需求一步步推进了管理规范化,形成了与之相对应的管理服务技术框架。整个技术框架既有与普遍意义上的信息或数据管理服务类似的技术实现,又有因海洋档案独有的特性而需要特殊考虑的方面。一是档案的来源原则是海洋档案数字资源的组织管理必须坚持的基本原则,来源原则是指“同一来源的文件/档案不应与其他任何来源的文件/档案相混淆”,保持文件来源信息,电子档案的著录应涉及文件形成过程中的各要素,包括形成背景、内容和结构。因此,海洋档案数字资源需通过相关技术手段维护其来源原则。二是海洋档案数字资源中涉及大量由海洋科研项目归档形成的成果类、数据类文件,在著录的基础上,还需通过技术手段满足既可根据档案要求脱离运行环境而长期保存,又可在利用过程中溯及文件形成时的技术环境。

基于上述,海洋档案数字资源管理服务技术框架分层构建,主要包括基础环境层、资源层、应用服务层和保障层。

4.1基础环境层

基础环境层包括支撑海洋档案数字资源管理服务的存储、系统运行服务所需的硬件、通用软件和网络环境,根据数字资源本身的密级和应用服务对象,分别配置3套基础环境。近年来,依托于已建立的内外网海洋云平台,海洋档案数字资源基础环境已实现按需配置、随时扩展,服务效能和安伞水平大幅提高。

4.2资源层

海洋档案数字资源从类型上涵盖普通文件类、数据类、音像类等,资源层负责3.1所述各类资源的存储管理,海洋档案数字资源的存储按照档案全宗形式分级组织,并以对应的著录信息为索引。同时,将原生数字资源质量要求前置,设计开发了海洋档案信息离线采集系统,可适应不同专项任务和不同类别档案的要求,促使原生数字资源从生成、目录建库,到报表输出等规范统一。

4.3应用服务层

应用服务层按照“专题聚合呈现数字资源”的模式,基于不同的用户对象和服务层级,构建各类应用服务系统。基于海洋专网建设海洋档案综合管理系统,涵盖了从数字资源采集、整理、档案管理、档案统计、档案开发、资源共享和利用服务、档案保管环境控制和管理、档案销毁的全生命周期内的所有业务和数据管理功能,全部档案数字资源按照全宗、载体类别汇集在海洋档案综合管理系统,实现检索目录与电子文件一一对应的集成管理。同时,基于局域网和公众网,建设了海洋档案资源共享服务系统和海洋档案信息网站,非涉密档案数字资源基于局域网面向海洋管理和研究机构提供数据检索利用等服务,公开信息通过网站和微信公众号面向公众提供服务,提升了海洋档案数字资源的共享利用水平。

4.4保障层

保障层主要是支撑海洋档案数字资源体系建设和服务的一系列标准规范和技术要求,重点支撑海洋档案数字资源体系的规范、标准和可扩展,主要包括数字资源分类体系、著录规范、资源获取和存储规则、备份和安全机制等。

5问题与对策

5.1存在的问题

海洋档案数字资源建设虽取得一些进展并发挥了服务作用,但仍存在如下问题:一是标准规范尚未形成体系化,针对整个海洋档案数字资源建设的各阶段标准仍有脱节情况存在。二是数字资源收集和积累的规模还需进一步拓展,结构还需优化。数字资源中馆藏纸质档案数字化转化形成的占比偏高,而各类信息系统自动流转生成的电子文件,海洋观测监测仪器设备、调查设备直接形成的电子数据,以及声像视频文件等占比不多,资源的自动归集能力偏弱。三是海洋档案数字资源信息安全工作复杂。档案数字资源信息具有电子信息的一切特征,海洋档案数字资源中存在涉及国家权益等敏感信息,密级标定不准确、敏感信息界定难度大等情况的资源仍有一定比例。从另一个角度来看,海洋档案数字资源信息安全贯穿生成、传递、整理、归档、保管和利用的全过程,特别是其载体的不稳定性和信息的易复制、篡改导致信息安全工作复杂。四是海洋档案数字资源类型多样,开发利用难度大。大量由科学调查、横向开发、设备研制等形成的档案,包含专业图件、海量数据、程序文件等复杂内容,如何依靠技术手段,突破传统档案管理以“著录项”为基础的信息管理模式,进而开发满足科研人员需要的产品,已成为当前面临的挑战。

5.2对策

5.2.1完善海洋数字档案资源建设标准体系和管理制度

第一,应考虑编制海洋档案数字资源体系建设中长期规划,并纳入海洋和自然资源相关规划,与海洋领域、涉海单位的信息化建设相适应。第二,建立涵盖海洋档案数字资源全生命周期的各项管理制度和安全保障体系,确保资源体系的安全。第三,海洋档案数字资源建设和管理需要依托海洋业务系统和软硬件设备等,应统筹考虑、提前设计、同步实施。第四,制定数字资源的收集、鉴定、整理、著录、保管和利用等环节的技术规范和管理要求,确保不同来源的数字资源标准统一、便于管理和应用。

5.2.2大力促进海洋档案数字资源的整合

丰富和优质的数字资源是海洋档案资源体系建设的基础和前提,一是要完善海洋档案数字资源的归档制度,制定全面的数字资源归档范围和保管期限,确保海洋档案数字资源在一定程度上集中。二是以共建共享为原则研究制定海洋档案数字资源整合方案,从目录数据共享开始,逐步实现系统内、跨系统部门、跨行业领域的资源集成,进而实现跨领域范围的资源共建与共享。三是要整合和复用各类海洋科技信息资源,以用户需求为导向,实现海洋数字资源的全面集成。

5.2.3加强海洋档案数字资源开发利用

要改变传统档案资源开发的固定性、被动性、单向性以及滞后性,实现档案服务的灵活性、适用性、多层次和多元化的开发方式。一是打造基于知识服务的数字资源平台,将海洋档案实体和信息服务转化为知识服务,提供知识密集型的、高质量的、具有参考和研究价值的产品,最大限度为科研人员提供服务。二是培养和组织一批面向服务对象、具有海洋学科专业背景、也熟悉档案数字资源结构的专业馆员,提供更为知识化和专业化的产品服务,增强馆员和服务对象的互动性,提高服务的主动性和及时性。三是结合新媒体传播途径,采用“微信”“微视频”“微电影”等受众易于接受的方式,主动拓展海洋档案数字资源的服务和宣传方式,打造不同专题的档案微产品主动推送,创新服务新途径。

5.2.4全面提升海洋档案数字资源安全

在海洋档案数字资源体系建设过程中,一是加大对海洋档案数字资源安全管理的投入,加强资源存储和备份,根据不同的分类,制定严格的离线存储和在线存储策略。采用先进的网络安全防护技术,对网络环境下运行数字资源进行监测和保护,并建立有效的应急机制,强化管理人员的安全意识。二是对涉及国家和机构秘密的数字资源,要严格划定密级并设定时间范围,进行利用限制。对于已经在馆藏资源体系内的数字资源,应分类分批进行密级鉴定,确保进入系统管理的数字资源的高效和安全利用。

摘自《海洋信息》2020年第3期